Ferramentas de organização para o trabalho

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  • Carol Andrade
 Mulher usando um caderno como ferramenta de organização para o trabalho

Documentos, planilhas, reuniões, arquivos e prazos. O dia a dia do trabalho envolve muitos processos nem sempre fáceis de serem administrados. Se manter organizado pode parecer um grande desafio. Mas não é.

Existem diversas ferramentas, gratuitas e virtuais, que podem contribuir para manter o seu trabalho organizado e melhorar a organização das suas tarefas. Conheça nossas dicas e veja o que pode trazer benefícios para o seu cotidiano.

Quais são as melhores ferramentas de organização para o trabalho?

Na mesa de trabalho, os papéis, documentos, agendas e pastas quando não estão organizados são facilmente percebidos. Uma limpeza semanal, uma reorganização de algumas horas podem dar conta de resolver essas demandas, mas e na esfera virtual?
Para que você não se perca nos muitos prazos e arquivos no seu computador, separamos as principais ferramentas de organização para o trabalho. Confira:

1) Organização de compromissos

Reuniões, compromissos e prazos são parte importante do cotidiano do trabalho. Para se organizar e não esquecer de nenhum deles ou marcar mais de um no mesmo horário, a melhor ferramenta a ser utilizada é a Google Agenda. Gratuita, é um produto do Google que nada mais é do que uma agenda online. Personalizável, pode enviar notificações e possibilita a diferenciação dos eventos por cores. Em cada evento é possível inserir informações como data, duração, horário, local e descrição. Se a reunião for online, é possível criar uma videochamada no próprio evento da Google Agenda, que também é integrada com outros produtos do Google.

2) Organização de tarefas e projetos

Organizar tarefas, projetos e bancos de referências são parte do cotidiano do trabalho que se mal organizadas, podem interferir no resultado do trabalho. Ferramentas como Trello, Notion e Asana são ótimas alternativas para administrar estas demandas. O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos, bastante visual, e focada na gestão de múltiplos projetos e trabalho em equipe. Nele, há um quadro, que pode ser adaptado de acordo com as necessidades do projeto, com a definição de prazos, fluxos de trabalho e responsáveis. O Notion é uma ferramenta múltipla de organização de trabalho, que compreende desde calendários, listas até espaços para longos textos. Funciona com páginas, que são personalizadas pelo usuário de acordo com a necessidade. É útil para organização de trabalho e pessoal. Já a Asana também é voltada para gestão de projetos, em especial para controle do que cada pessoa da equipe está produzindo. Com ela é possível criar cronogramas, quadros de trabalho e monitorar cada etapa do projeto.

3) Anotações e lembretes

Listas de produtos a serem repostos, anotações com ideias de um projeto, lembretes de entrega de produtos. Estas demandas podem ser otimizadas com aplicativos como o Evernote e o Google Keep. Ambos podem ser acessados no computador e no celular e tem um design intuitivo. Podem abarcar arquivos de áudio, foto e texto, com configuração de lembretes e marcadores para cada tarefa.

4) Armazenamento e organização de arquivos

Manter os arquivos na nuvem, além de prático, pode contribuir para organizar melhor o seu trabalho. Entre as ferramentas que possibilitam este tipo de serviço estão o Dropbox e o Google Drive. O Dropbox serve para armazenamento de arquivos, tem uma versão gratuita e outra paga. Nele você pode ainda compartilhar arquivos com outras pessoas. O Google Drive também é voltado para o armazenamento de arquivos, com versão gratuita e paga. Permite o compartilhamento de arquivos com outros usuários, além da criação de documentos, planilhas, apresentações, formulários e outras funcionalidades, como mapas.

Vantagens de usar ferramentas de organização

Ao utilizar ferramentas de organização você irá trazer alguns benefícios para o seu trabalho e sua vida, como o aumento da produtividade e melhor gestão do tempo. Com a aplicação delas, terá mais clareza de prazos, tarefas e poderá assim organizar a distribuição do tempo de cada atividade.

Além disso, com estas ferramentas é possível ter mais flexibilidade e mobilidade, já que muitos processos estarão integrados de forma virtual, possibilitando o acesso de qualquer local e horário.

E tem mais! Uma questão muito importante é que com a economia de tempo, mais clareza dos processos, é natural que você tenha uma economia de dinheiro, já que ganha na otimização de tarefas.

Gostou das dicas? Aplique o que pode melhorar o cotidiano do seu trabalho e utilize ferramentas de organização no seu dia a dia e negócio.



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